Schritt 1: Gewohnheiten steuern dein Leben

So erreichst du mehr, indem du weniger tust

Wie du mit der richtigen Strategie deine Aufgaben in den Griff bekommst

Das Wichtigste in Kürze:

  • Durch geschickte Planung kannst du in weniger Zeit mehr erreichen
  • Erprobte Methoden zur Einteilung von Arbeit sind EAT-THAT-FROG, IVY-LEE, die SEINFELD-METHODE, das PARETO-PRINZIP oder TO-DO-LISTEN
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Heute schauen wir uns an, welche Tricks es gibt, um sich besser zu organisieren. Aber womit fangen wir nur an? Es gibt so viel zu schreiben – ich weiß gar nicht, wo ich beginnen soll… Das Gefühl kennst du doch bestimmt, oder? Du bist motiviert, voller Tatendrang, möchtest auch arbeiten – aber hast keinen Schimmer, wo man überhaupt loslegen soll. Genau für dieses Gefühl gibt es einen Begriff: blank-page-phenomenon, das Gefühl der leeren Seite. Ist man erst einmal bei der Arbeit, findet man ja meist Wege, weiterzumachen. Aber dieser erste Start auf dem leeren Blatt Papier ist teuflisch schwierig. Arbeiten würde ich ja gerne, aber wo beginne ich?

Zum Glück gibt es einfache und bewährte Tricks, um dieses Problem ein für alle Mal zu lösen! Werfen wir gemeinsam einen Blick darauf!

Gewusst, wie!

Ivy-lee-methode

Die Wichtigkeit des Flows haben wir uns bereits einige Seiten zuvor angeschaut. Eine sehr bekannte Methode, diesen Flow zu nutzen, nennt sich IVY-LEE-METHODE. Nimm dir doch jetzt sieben Minuten Zeit für das erste Video. Damit erhältst du Einblicke, warum und wie die Ivy-Lee-Methode funktioniert. Ich garantiere dir, du wirst hinterher verstehen, wie du besser und einfacher deine Arbeit organisierst.

Mit der Ivy-Lee-Methode bekommst du das große Problem des „Womit-soll-ich-bloß-anfangen?“ in den Griff! Denn nur, wenn wir genau wissen, was zu tun ist, können wir auch voller Energie in die Arbeit starten! 

So gehst du vor:
  1. Gehe zu Beginn deiner Arbeit im Kopf durch, welche Aufgaben du erledigen musst. Notiere die sechs wichtigsten auf jeweils ein Post-It. Wichtig: Achte darauf, dass es kleine, machbare Aufgaben sind. Größere Aufgaben solltest du in kleine Häppchen runterbrechen.
  2. Sortiere die Post-Its nach Wichtigkeit.
  3. Beginne sofort die Arbeit an der wichtigsten Aufgabe. Arbeite dich so Schritt für Schritt durch die Post-Its.
  4. Achte auf die Zeit. Wenn du deine vorgegebene Zeit erreicht hast und noch Post-Its übrig sind, ist dies kein Problem. Lege sie beiseite als Ausgangspunkt für die morgige Arbeitsphase. Abschließend überlege, ob sich noch weitere Aufgaben ergeben haben. Diese ergänze ebenfalls auf den Post-Its.

Wenn du dann das nächste Mal die Arbeit startest, weißt du mit einem Blick auf deine Liste, welche konkrete Arbeit bereits ansteht!

Mein Tipp: Um Motivation und Erfolgserlebnisse zu schaffen, besorge dir ein großes Glasgefäß, das du auf deinen Schreibtisch stellst. Wirf jeden abgehakten Post-It zerknüllt hinein. Je weiter sich das Glas füllt, umso stolzer kannst du auf deinen bereits erarbeiteten Erfolg sein

Nicht ist besonders schwer, wenn du es in kleine Aufgaben teilst.

- Henry Ford

Zusätzlich zur Ivy-Lee-Methode gibt es noch zuhauf andere Methoden, die deinen Arbeitsfluss erleichtern. Aber Moment, ich höre jetzt schon einige von euch denken „Als ob ich das jemals alles anwende!“. Und sie haben Recht! Betrachte die folgenden Vorschläge eher als Buffet, aus dem du dir die Vorschläge herauspickst, die am besten zu dir passen. Viel Spaß!

EAT-THAT-FROG-PRINZIP

Du kennst bestimmt diese unangenehmen Aufgaben, auf die man keine Lust hat und die man seit Tagen vor sich herschiebt. Das Problem dieser Aufschieberei (auch Prokrastination genannt) liegt darin, dass die unangenehmen Gefühle, die man dadurch zu vermeiden versucht, immer weiter wachsen. Dies kann sich bis hin zu körperlichen Symptomen wie Übelkeit und Kopfschmerzen aufstauen. Gehe deshalb von nun an bei der Priorisierung deiner Aufgaben die Unangenehmste zuerst an! Hast du bereits zu Anfang die eklige Kröte geschluckt, kannst du schon nach kurzer Arbeitszeit auf einen klaren Erfolg blicken. Im englischsprachigen Raum spricht man deshalb vom EAT-THAT-FROG-PRINZIP.

TO-DO-LISTEN

Digital oder auf Papier
TO-DO-LISTEN sind bewährte Wege, um Aufgaben im Blick zu halten. Die Ivy-Lee-Methode ist im Prinzip nur die fortgeschrittene Version einer TO-DO-LISTE. Simple Listen auf Papier bieten viel Platz, können aber mit der Zeit unübersichtlich werden. Hier helfen Apps, die es wie Sand am Meer gibt. Schaue, wenn du magst, dieses Video für einen guten Überblick über die perfekte ToDo-Liste

KANBAN

Es gibt Momente, da herrscht nur noch Chaos im Kopf: Vor dir liegen dutzende Klausuren, du musst noch einen Vortrag vorbereiten, hast einem Freund versprochen, bei Problemen zu helfen, von Hausaufgaben ganz zu schweigen. Das Leben ist kompliziert! Vor etwa 70 Jahren wurde für genau dieses Problem ein System namens KANBAN entwickelt. Es hilft, den Überblick über viele gleichzeitig zu erledigende Aufgaben zu behalten. Wenn du mehrere (Lern-)Projekte gleichzeitig im Kopf haben musst, ist dies eine wirklich sinnvolle Methode, um den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten

EISENHOWER-MATRIX

Falls du Probleme damit hast, dich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und häufig Zeit in Kleinigkeiten verlierst, ist die EISENHOWER-MATRIX eine gute Methode für dich. Ihre Erfindung geht zurück auf jemanden, der wirklich viele Aufgaben zu schultern hatte, den amerikanischen Präsidenten D. Eisenhower. Anstatt alle Aufgaben als gleich wichtig zu betrachten, sortiert man sie nach zwei Fragen:

  • Wie wichtig ist die Aufgabe?
  • Wie dringend ist die Aufgabe?

Es entsteht ein Quadrat, das dir auf einen Blick sagt, welche Aufgaben sich für dich am ehesten lohnen und welche du getrost in den Papierkorb werfen kannst. Fühlst du dich angesprochen? Dann schaue dir das Video an.

Gewusst, wie!

Kostenlose apps

Falls du meinst, Kanban könnte für dich hilfreich sein, schaue doch mal auf die Seite www.clickup.com. Ohne viel Aufwand führt dich die Seite zu deinem persönlichen und kostenlosen Kanban-Board, das du einfach am PC oder Handy bearbeiten kannst.

Seinfeld-Methode

Erfolgskette
Nach dem Geheimnis seines Erfolges gefragt, verriet Jerry Seinfeld (einer der erfolgreichsten US-Schauspieler und mehrfacher Millionär) folgenden Tipp: Er arbeite jeden Tag mindestens eine Stunde an neuen Witzen und markiere jeden erfolgreichen Tag, an dem er dies schaffe, mit einem roten Kreuz im Kalender. Nach einigen Tagen reicht ein Blick auf die Reihe roter Kreuze, um sich zur Arbeit zu motivieren. Und je länger die Kette, umso größer die Motivation, sie fortzuführen. Probiere es einmal aus, jeden Tag, an dem du erfolgreich gelernt oder für die Schule gearbeitet hast, mit einem roten Kreuz im Kalender zu markieren. Du wirst sehen: Wenn du eine Reihe von Tagen erreichst, steigt auch die Motivation, den Strike nicht zu unterbrechen.

PARETO-PRINZIP

Zuletzt noch ein denkbar einfacher Hack! Unter dem Pareto-Prinzip versteht man die Annahme, dass bereits 20% deiner Arbeit zu 80% der Ergebnisse führt. Wer effektiv arbeiten will, ist also gut beraten, diese 20% zu identifizieren und zuerst anzugehen. Hierdurch kannst du mit deiner verfügbaren Energie wirklich das Beste aus dir herausholen. Probiere dies doch in Kombination mit Post-Its aus: Notiere alle anstehenden Aufgaben auf Post-Its und sortiere sie anschließend nach Wichtigkeit. So hast du direkt im Blick, welche Aufgaben das größte Ergebnis bringen. 

Das war das heutige Thema! heißt es: Nichts wie ran an die Arbeit! Und dank Ivy-Lee weißt du auch sofort, womit du beginnen kannst.

Ach, halt, ein Extra hab‘ ich noch!

Ich habe einen Tagesplaner vorbereitet, der das Beste aus allen Methoden auf einer Seite zusammenfasst. Hiermit kriegst du deine anstehenden Aufgaben garantiert in den Griff! Den findest du oben auf der Homepage unter Downloads

Viel Spaß und bis morgen!

Drittes Thema

So schaffst du dir den perfekten Arbeitsplatz

Fünftes Thema

Planung für verplante Köpfe

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